Løbende bogføring og bilag: hvad skal registreres, og hvad dokumenteres?

Hvad dækker kravet om daglige registreringer?

Bogføringspligten efter bogføringsloven dækker både registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af regnskabsmaterialet. Pligterne er grundlæggende og danner ofte grundlag for krav i anden lovgivning, fx årsregnskaber, tilskudsregnskaber og opgørelse af skatter og afgifter.

Efter bogføringslovens § 1 omfatter bogføringspligten erhvervsdrivende virksomheder af enhver art etableret i Danmark, uanset ejer- eller hæftelsesforhold, og erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af udenlandske virksomheder.

Den omfatter også virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark, og virksomheder, der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger for at modtage tilskud fra den danske stat eller EU. Kapitalselskaber er altid omfattede fra stiftelse til ophør.

Registrering hører ikke til årsafslutningen. Årsrapporten bygger på de posteringer, der allerede ligger i bogføringen. Bilagsindsamling og postering er derfor en fast driftsrutine hele året, ikke en oprydning ved regnskabslukning.

Pligtens omfang afhænger ikke af, om virksomheden tegnes af en juridisk eller fysisk person, og heller ikke af ejerforhold eller skattemæssig behandling. Også virksomheder uden for selskabslovens område kan være omfattet, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, som de normalt modtager betaling for.

Hvilke transaktioner skal registreres?

Bogføringen skal omfatte de økonomiske hændelser, der påvirker virksomhedens økonomi. Det drejer sig i praksis om salg, køb, bankbevægelser, kassebeholdning, løn og andre posteringer, der ændrer formue- og gældsforhold.

Registreringerne bygger typisk på fakturaer – både købs- og salgsfakturaer – kreditnotaer, kasseboner og kvitteringer, kontoudtog fra banken, lønsedler samt kontrakter og aftaler, fx leasingaftaler. Hver transaktion posteres i bogføringssystemet på de relevante konti med henvisning til det bilag, den bygger på.

Ud over eksternt udstedte dokumenter findes registreringer, som virksomheden selv beregner: afskrivninger på udstyr, optælling og opgørelse af dagens kassesalg samt kørselsopgørelser ved udbetaling af kørselsgodtgørelse. Også disse hændelser skal registreres, når de opstår.

Kontoudtog dokumenterer ind- og udbetalinger, og en kasseopgørelse viser, at den registrerede kassebeholdning stemmer med de faktiske kontanter.

Bilaget er dokumentationen bag hver registrering

Bogføringslovens bilagsbegreb er bredt. Et bilag er enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Der er ikke en fast liste over dokumenttyper, men et krav om, at hver registrering kan dokumenteres.

Afgørende er, at bilaget dokumenterer en transaktion, der påvirker virksomhedens økonomi. Kan sammenhængen mellem postering og bilag ikke vises, er registreringen reelt udokumenteret.

Bilagsbegrebet forklarer, hvorfor bogføring ikke kun handler om beløb. Samme transaktion kan kræve flere dokumenter – fx en faktura, en betalingskvittering og en modtagelsesbekræftelse – hvis ingen af dem alene viser hele forløbet.

Eksterne og interne bilag i den daglige bogføring

Der skelnes mellem eksterne bilag fra en ekstern part og interne bilag, som virksomheden selv udarbejder. Eksterne bilag er den stærkeste dokumentation og bør bruges, når transaktionen involverer en modpart: købsfaktura fra en leverandør, kvittering fra en butik eller bankudskrift.

Interne bilag bruges, når der ikke findes et eksternt dokument, fordi hændelsen foregår inde i virksomheden. Typiske eksempler er opgørelse over dagens kassesalg, beregning af afskrivninger på udstyr og kørselsopgørelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse.

Sondringen har praktisk betydning. Konstaterer du en postering, hvor modparten aldrig udsteder et dokument – fx afskrivning af et aktiv eller en kørselsudbetaling – skal der oprettes et internt bilag, der forklarer beregningen. Eksterne bilag skal indsamles, ikke genskabes.

Hvilke oplysninger skal et bilag indeholde?

Et bilag skal indeholde visse oplysninger for at være gyldigt i skatte- og momsregnskabet. Kravene afhænger af, om der er tale om en fuld faktura eller en forenklet faktura, fx en kassebon.

En fuld faktura skal indeholde udstedelsesdato (fakturadato), fortløbende fakturanummer, sælgers CVR-nummer, sælgers navn og adresse, købers navn og adresse, varens eller ydelsens art, mængde og pris samt momsgrundlag, momssats og momsbeløb.

En forenklet faktura skal ifølge samme kilde indeholde virksomhedens navn og CVR-nummer, udstedelsesdato, varens eller ydelsens art, samlet beløb inkl. moms og momsbeløbets størrelse. Forenklet fakturering bruges typisk ved beløb under 3.000 kr.

Mangler oplysningerne, risikerer virksomheden, at Skattestyrelsen underkender bilaget ved en kontrol. Det kan betyde, at moms- eller skattefradraget for udgiften går tabt.

Sådan kommer daglige registreringer i mål i praksis

Byg arbejdsgangen op om to faste handlinger: at skaffe bilaget og at registrere det. Kvitteringer og kasseboner samles samme dag, mens de kan henføres til en konkret transaktion. Efterfølgende eftersøgning af bilag er den mest tidskrævende del af bogføringen.

Ved dagens afslutning gøres kassen op, og differencen mellem registreret salg og faktisk kassebeholdning forklares. Banken afstemmes, når kontoudtoget foreligger, så ind- og udbetalinger parres med de posteringer, de hører til.

Læg posteringerne ind løbende i stedet for at samle dem op. Det holder bogføringen ajour, gør momsgrundlaget opgørbart med kort varsel og fjerner den periode, hvor et manglende bilag endnu kan nås.

Skriv proceduren ned. Erhvervsstyrelsens vejledning henviser til Virksomhedsguiden, hvor der kan hentes en skabelon til en bogføringsprocedure. En nedskrevet procedure fastlægger, hvem der modtager bilag, hvor de opbevares, hvornår de posteres, og hvordan manglende dokumentation følges op – og gør opgaven mulig at overdrage til en anden person eller en revisor.

Lav en fast kontrol, fx ugentligt eller månedligt, hvor åbne posteringer, manglende bilag og kassaforskelle gennemgås.

Daglig bogføring – trin for trin

Digitale krav og opbevaring af regnskabsmateriale

Ved fornyelsen af bogføringsloven, der trådte i kraft i 2022, blev digitaliseringskravene skærpet. For de fleste virksomheder betyder det, at bilag skal opbevares digitalt.

Virksomheder med en nettoomsætning på over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år skal ifølge den kilde, der beskriver reglen, bruge et digitalt bogføringssystem frem for en mappe med papirkvitteringer.

Regnskabsmaterialet skal opbevares betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Fristen gælder materialet som helhed – også bilagene bag de enkelte registreringer – og løber fra regnskabsårets udgang, ikke fra transaktionsdatoen.

Digitale standardbogføringssystemer skal opfylde nærmere angivne bestemmelser i bogføringsloven for at blive registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Vælger virksomheden et system uden for fortegnelsen, bør den undersøge, hvordan systemet understøtter krav til registrering, bilagsopbevaring og udtræk af regnskabsmateriale.

Konsekvenser hvis dokumentationen mangler

Mangler et bilag de nødvendige oplysninger, kan Skattestyrelsen underkende det ved en kontrol. Følgen kan være, at virksomheden mister moms- eller skattefradraget for udgiften – udgiften er betalt, men kan ikke trækkes fra.

Risikoen er størst, hvor dokumentationen kun findes internt, eller hvor transaktionen alene understøttes af en postering uden bilag. Bilagsbegrebet dækker enhver nødvendig dokumentation for en transaktion. Det er ikke nok at henvise til en bankudbetaling, hvis det ikke samtidig kan dokumenteres, hvad betalingen dækkede, og hvem der modtog den.

Manglende dokumentation får også følger for bogføringen selv. Posteringer uden bilag kan ikke afstemmes, og opgørelsen af moms og skat er usikker, indtil bilaget fremskaffes.

Tjekliste til den daglige dokumentation

– Er dagens salgsbilag, kvitteringer og købsfakturaer samlet og henført til den rigtige transaktion?

– Findes der et bilag for hver postering, og er det tydeligt, om det er et eksternt eller internt bilag?

– Er kassen gjort op, og er forskelle mellem registreret salg og faktisk indhold forklaret?

– Er bankens ud- og indbetalinger afstemt med bogføringen?

– Indeholder fulde fakturaer dato, fortløbende fakturanummer, sælgers CVR samt navn og adresse, købers navn og adresse, vare-/ydelses art, mængde og pris samt momssats og momsbeløb?

– Indeholder forenklede fakturaer virksomhedens navn og CVR-nummer, udstedelsesdato, ydelsens art, samlet beløb inkl. moms og momsbeløbet?

– Er posteringerne lagt ind løbende, så der ikke opstår en ophobning frem mod regnskabsafslutningen?

– Er bilagene opbevaret digitalt i et digitalt bogføringssystem, hvis virksomheden er omfattet af kravet, og kan regnskabsmaterialet fremfindes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører?

– Er der en nedskrevet bogføringsprocedure, der fastlægger, hvem der modtager og posterer bilag, og hvordan manglende bilag følges op?