Digital Post og oplysningsskema: selskabets pligter, frister og dokumentation

Hvad skal selskabet holde styr på?

En oversigt over et selskabs forpligtelser over for offentlige myndigheder med de konkrete frister og den dokumentation, selskabet skal levere. Forpligtelserne er både faste og sagsafhængige.

Oversigten dækker de forpligtelser, der følger af selskabets CVR-registrering og af regnskabsåret, samt de pligter, der udløses af en konkret sag hos en myndighed. Faste tider og sagsafhængige tider behandles hver for sig.

Selskabet skal styre to tidsregimer: egne handlingsfrister i myndighedernes breve og myndighedernes sagsbehandlingstid. Handlingsfrister kan I ikke forhandle om. Sagsbehandlingstiden afhænger i vidt omfang af, hvor komplet sagen er, og af myndighedens egen planlægning.

Tre handlinger går igen i de faste pligter: tilslutning til Digital Post med selskabets CVR-nummer, læsning af posten og svar inden for den frist, meddelelsen sætter. Hertil kommer pligten til at sende den dokumentation, myndigheden skal bruge for at kunne afgøre sagen.

Forpligtelserne kan opdeles i faste pligter og sagsafhængige pligter. Faste pligter er Digital Post og oplysningsskemaet. Sagsafhængige pligter er svar på myndighedens breve og indsendelse af dokumentation.

Til hver forpligtelse hører en dokumentationsopgave. Digital Post kræver, at postkassen holdes under opsyn, og at datoen for tilgængelighed registreres. Oplysningsskemaet kræver regnskabstal, oversigt over sambeskatninger, oplysninger om fordeling af underskud og de påkrævede bilag. Sagsafhængige krav kræver, at dokumentationen sendes sammen med anmodningen.

En fast indberetningsforpligtelse er oplysningsskemaet. Når regnskabsåret slutter, skal selskabet indberette alle relevante oplysninger for året i TastSelv Selskabsskat (DIAS) via TastSelv Erhverv. Fristen er normalt 6 måneder efter regnskabsperiodens afslutning. Indberetningen kan påbegyndes, så snart regnskabsåret er afsluttet.

Oplysningerne i skemaet danner grundlag for selskabets årsopgørelse. Grundregistreringerne skal være opdateret, inden I begynder indberetningen; ellers kan systemet anvende forkerte felter og opgøre den skattemæssige indkomst forkert.

Forvaltningsloven og anden lovgivning fastsætter ikke generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid. Efter god forvaltningsskik skal offentlige myndigheder behandle sager inden for rimelig tid. Sager må ikke trække unødigt ud. Derfor får I sjældent en forhåndsfastlagt afgørelsesdato. I kan dog forvente underretning, hvis sagen trækker ud.

I praksis styres flowet af tre ting. Digital Post er, hvor posten kommer, og hvor mange frister begynder at løbe. Dokumentationen skal være på plads, før sagen reelt kan afgøres. Opfølgningen betyder, at I holder øje med sagsbehandlingstiden og rykker, hvis sagen trækker ud, eller dokumentationen ikke er registreret modtaget.

De konkrete frister og normale svartider i oversigten omfatter 6 måneder for oplysningsskemaet, 7 arbejdsdage for aktindsigt, normalt 3-6 måneder for svar på bindende svar og almindeligvis 5-6 måneder for Skatterådet. Hertil kommer Digital Posts 12 dages karensperiode, fritagelse i højst 2 år og sletning 10 år efter ophør.

De få faste tider er undtagelser. En aktindsigtsanmodning skal være færdigbehandlet senest 7 arbejdsdage efter, at den er modtaget. Det gælder, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt på grund af fx sagens karakter.

Et bindende svar fra Skat kommer normalt inden for 3-6 måneder. Er spørgsmålet principielt, svarer Skatterådet almindeligvis inden for 5-6 måneder. For genoptagelse findes ingen frist.

Et bindende svar er en rettighed, ikke en forpligtelse. Selskabet vælger selv, om det vil betale 500 kr. og vente på svaret.

Myndighedsansvaret er delt. Skat og Skatterådet giver bindende svar.

Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for Digital Post.

Hjemlerne bag de faste tider er få og navngivne: lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021 om Digital Post, bekendtgørelse nr. 985 af 7. august 2013 om fritagelse og Den juridiske vejledning, afsnit A.A.8.2.1.2.1 om genoptagelse.

To datoer bør registreres med det samme: datoen for tilgængelighed i Digital Post og fristen i TastSelv Erhverv. Det er dem, en efterfølgende rykker eller klage skal bygges på.

Digital Post er selskabets officielle postkasse – og startskud for mange frister

Alle virksomheder, foreninger mv. med et CVR-nummer modtager post fra offentlige myndigheder i Digital Post. Tilslutningen sker automatisk ved registreringen i CVR-registret. For virksomheder har det været obligatorisk at modtage Digital Post siden 2013.

Løsningen bruges til sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere og virksomheder. Afsenderne er kommunale, regionale og statslige myndigheder.

De konkrete tider for Digital Post er karensperiode i 12 dage, fritagelse i højst 2 år med udløb 1. november og sletning 10 år efter ophørsdatoen. Retsvirkningen indtræder ved tilgængelighed, ikke ved læsning.

De første 12 dage efter registreringen er en karensperiode. I den periode kan myndighederne ikke sende Digital Post. Perioden brydes, når virksomheden selv logger ind i postkassen. Derefter kan myndighederne sende post, og virksomheden har pligt til at læse den Digital Post, den modtager.

Grundlaget er lov om Digital Post fra offentlige afsendere, lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021. Myndighederne har ret til at sende meddelelser og dokumenter digitalt til borgere og virksomheder, der er tilsluttet løsningen. For virksomheder med CVR-nummer har det været obligatorisk siden 2013, for borgere siden 2014.

Lovgrundlaget er suppleret af flere bekendtgørelser. Forvaltningen af Digital Post fra offentlige afsendere er beskrevet i bekendtgørelse nr. 2017 af 29. oktober 2021. Ansvar, opgaver og tilsyn med behandlingen af personoplysninger findes i bekendtgørelse nr. 2019 og nr. 2020 af 29. oktober 2021.

Godkendelse af visningsklienter og kompensation for forpligtelser til offentlig tjeneste er omfattet af bekendtgørelse nr. 331 af 16. marts 2022. Flytning af Digital Post ved skift af leverandør er omfattet af bekendtgørelse nr. 2010 af 15. december 2020.

Adgangen etableres ved, at der oprettes en rettighedsadministrator for Digital Post. Herefter kan I logge ind og læse posten på Virk, i e-Boks, på mit.dk eller i Digital Post-appen. Virksomheden modtager desuden et fysisk brev fra Digitaliseringsstyrelsen med opfordring til at logge på en af platformene.

Digital Post bruges i begge retninger. Selskabet modtager post fra offentlige myndigheder og kan selv skrive til dem gennem løsningen.

Retsvirkningen er den samme som for fysisk post. Meddelelser sendt digitalt har samme retsvirkning som post sendt fysisk. De gælder fra det øjeblik, meddelelsen er tilgængelig for modtageren i en platform til Digital Post – fx borger.dk, virk.dk, Digital Post-appen, e-Boks eller mit.dk.

En svarfrist eller klagefrist i brevet løber derfor fra tilgængeligheden. Den løber ikke fra den dag, hvor nogen i virksomheden tilfældigt åbner postkassen.

Dokumentationen for, at fristen er startet, er datoen for tilgængelighed i postkassen. Selskabet bør registrere denne dato for hver meddelelse. Svar- og klagefrister forlænges ikke, fordi posten blev læst sent.

Fritagelse er en snæver undtagelse. En virksomhed kan kun fritages fra Digital Post, hvis den ikke kan få en internetforbindelse på 512 kbit. Det gælder også, hvis virksomhedsejeren eller en ledelsesrepræsentant er handicappet eller indsat i fængsel, og ingen andre i virksomheden kan administrere Digital Post.

En fritagelse gælder i højst to år og udløber altid den 1. november i udløbsåret. For langt de fleste selskaber er udgangspunktet derfor, at myndigheden med rette kan sende digitalt. Posten er juridisk leveret, når den ligger i postkassen.

Fritagelsesreglerne for juridiske enheder med CVR-nummer står i bekendtgørelse nr. 985 af 7. august 2013. Når en virksomhed ophører, slettes virksomhedens Digital Post og dens indhold 10 år efter ophørsdatoen.

Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for driften af Digital Post og for behandlingen af borgeres og virksomheders oplysninger. Det omfatter fx personnumre, CVR-numre, e-mails og telefonnumre. Det ændrer ikke selskabets egen opgave: Postkassen skal holdes under opsyn, og posten skal læses.

Når I spørger Skat om et bindende svar: gebyr, frister og forventet svartid

Et bindende svar er ikke en fast forpligtelse. Selskabet skal derfor kunne skelne mellem en frivillig anmodning og et brev fra en myndighed, der sætter en frist.

Er selskabet i tvivl om, hvad en handling vil betyde for betalingen af skat, moms eller afgifter, kan I bede Skat om et bindende svar. Det kan både være en handling, I har tænkt jer at foretage, og en handling, I allerede har foretaget. Både enkeltmandsvirksomheder og anparts- og aktieselskaber kan spørge.

Svartiden er normalt 3-6 måneder; for principielle spørgsmål svarer Skatterådet almindeligvis inden for 5-6 måneder. Gebyret er 500 kr.

Anmodningen kan sendes digitalt eller som brev. Det koster 500 kr. Der kan ikke spørges om told.

Et bindende svar er en rettighed, ikke en forpligtelse. Selskabet vælger selv, om det vil betale gebyret og vente på svaret. Der er ingen pligt til at få spørgsmålet afklaret ad denne vej.

Bindende svar indgår derfor ikke i selskabets faste forpligtelser over for myndighederne. Forpligtelsen er at svare på myndighedens breve inden for den frist, brevet sætter.

Forpligtelsen ligger i at svare på myndighedens breve, ikke i at anmode om bindende svar. Selskabet vælger selv, om det vil bruge rettigheden.

Handler spørgsmålet om registreringsafgift på et køretøj, har Skat en særskilt indgang til bindende svar om registreringsafgift. Også foreninger og andre organisationer kan spørge.

Tidsmæssigt skal I planlægge med måneder, ikke dage. I får normalt svar inden for 3-6 måneder. Er spørgsmålet principielt, er det Skatterådet, der giver det bindende svar. Skatterådet svarer almindeligvis inden for 5-6 måneder.

Et bindende svar er derfor bedst egnet til dispositioner, der kan vente på en afklaring. Det er ikke egnet til beslutninger, der skal træffes inden for få uger.

Før I betaler gebyret, bør I tjekke, om svaret allerede findes. Skat får en del anmodninger om bindende svar, hvor det ikke er nødvendigt at bede om det. Skat har samlet typiske spørgsmål og svar – blandt andet om salg af en- eller tofamilieshus, ejerlejlighed og sommerhus, som i ejertiden kun har været brugt til beboelse.

Er spørgsmålet dækket af de færdige svar, sparer I både gebyr og ventetid. Dokumentationen skal typisk indsendes sammen med anmodningen.

Mangler dokumentationen, starter I ikke sagsbehandlingen med en komplet sag. Myndigheden må bruge tid på at efterspørge bilag. Det forlænger sagen, uanset at den normale svartid på 3-6 måneder ikke er en garantidato.

Reglerne om bindende svar findes i Den juridiske vejledning. Gebyret er 500 kr., og selskabet kan ikke spørge om told.

Dokumentationskrav: hvad myndigheden typisk skal have med

For selskabet er dokumentationskravene knyttet til den konkrete sag. Oplysningsskemaet og en anmodning om bindende svar har hver deres krav, og der findes ingen fælles bilagsliste.

Bilagslisterne her dækker fast ejendom, rejseudgifter og efteruddannelse som lønmodtager, arbejde i udlandet samt vurderingen af erhvervsmæssig virksomhed kontra hobbyvirksomhed. Kravene er opdelt efter sagsområde.

Hvilke bilag der kræves, følger af spørgsmålets karakter. Ved anmodning om bindende svar skal der typisk indsendes dokumentation sammen med anmodningen. Kravene er beskrevet sagsområde for sagsområde.

Det gælder både for oplysningsskemaet og for bindende svar: Dokumentationen skal typisk indsendes sammen med oplysningerne. Uden den er sagen ikke komplet.

Ved oplysningsskemaet skal I have regnskabstal, oversigt over sambeskatninger og oplysninger om fordeling af underskud klar. Medsend de påkrævede dokumenter, fx revisorerklæringer, skattespecifikationer, vedtægter og årsrapporter. Kontrollér grundregistreringerne, før I begynder indberetningen.

På fanen »Konsekvens« får I vist en opsummering af indberetningen. Er den som forventet, godkender og indberetter I, hvorefter kvitteringen vises. Det er ikke muligt at komme tilbage til kvitteringsfanen bagefter.

Der findes ingen fælles bilagsliste. Det er selskabet, der skal sende bilagene med anmodningen. Mangler dokumentationen, kommer sagen ikke i gang som en komplet sag.

Fast ejendom: Aftalen mellem køber og sælger, ofte slutseddel eller skøde. Udstykningserklæringer, hvis spørgsmålet er, om fortjenesten ved salg af ejerboligen er skattefri for grunde over 1.400 m2. Det kan være en erklæring fra fx kommunens tekniske forvaltning om, hvorvidt der kan udstykkes fra grunden til en selvstændig bebyggelse.

Ved fast ejendom skal I også medsende vurderinger af handelsprisen, fx fra en ejendomsmægler eller valuar, hvis de foreligger. Medsend lejekontrakter, hvis udlejningen af ejendommen skal indgå på salgstidspunktet.

Rejseudgifter som lønmodtager: Ansættelseskontrakt, dokumentation for arbejdstider – fx vagtplaner – og lejekontrakt for den midlertidige bolig. Efteruddannelse som lønmodtager: Dokumentation for udgifterne til efteruddannelsen og dokumentation for efteruddannelsens indhold.

Arbejde i udlandet: Dokumentation for ansættelsesforholdet, fx ansættelseskontrakt. Medsend dokumentation for en bolig, der er beholdt i Danmark, fx lejekontrakt. Medsend også dokumentation for, at boligen i Danmark udlejes, fx lejekontrakt.

Erhvervsmæssig virksomhed eller hobbyvirksomhed: Budgetter for virksomheden.

Ufuldstændige bilag kan forsinke sagen. Myndigheden må nemlig bede om supplerende oplysninger. En praktisk regel er at samle bilagene i den rækkefølge, kravene er beskrevet i. Notér hvilke bilag der er vedlagt, så myndigheden kan se, at sagen er komplet ved modtagelsen.

Sammenligning af dokumentationskrav efter sagsområde

Myndighedernes sagsbehandlingstid: hvad I kan forvente, og hvornår I bør rykke

Der gælder ingen generel frist for, hvor hurtigt en myndighed skal afgøre en sag. Ombudsmanden fastslår, at der ikke er fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i forvaltningsloven eller anden lovgivning. Efter god forvaltningsskik skal sager behandles inden for rimelig tid og ikke trække unødigt ud. Myndigheden bør desuden opstille målsætninger for, hvor hurtigt den tilstræber at behandle sager over for borgere og virksomheder.

Målsætningerne er ikke en frist, men de viser, hvilket serviceniveau myndigheden selv tilstræber over for borgere og virksomheder.

Konkrete undtagelser er aktindsigt med 7 arbejdsdage og genoptagelse uden frist. Ellers gælder rimelig tid og underretning.

Sagsbehandlingstid er myndighedens forpligtelse, ikke selskabets. Selskabets egen forpligtelse er at svare inden for de frister, myndigheden sætter i sine breve. Selskabet skal også levere dokumentationen, så sagen kan afgøres uden ekstra rundgange.

For selskabet er der ingen generel frist at holde. Selskabet skal svare rettidigt og levere dokumentationen.

Underretningspligten er den mest konkrete rettighed for selskabet. Kan en sag ikke afgøres inden for kortere tid, eller tager den længere tid end sædvanligt, skal myndigheden give underretning. Underretningen skal oplyse, hvad sagen beror på. Den skal så vidt muligt også oplyse, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Får I ikke en sådan underretning, mens sagen trækker ud, kan I rykke med henvisning til god forvaltningsskik. Bed om sagens status, hvad den beror på, og det forventede afgørelsestidspunkt.

Hvor der findes faste tider, er de undtagelser, ikke hovedreglen. Ved aktindsigt gælder fx en særlig frist: Behandlingen skal afsluttes senest 7 arbejdsdage efter anmodningens modtagelse. Det gælder, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt på grund af fx sagens karakter. Omvendt fremgår det af Den juridiske vejledning, at der ikke findes frister for, hvornår Skatteforvaltningen senest skal tage stilling til en anmodning om genoptagelse.

Den juridiske vejledning, afsnit A.A.8.2.1.2.1 Genoptagelsesfristen, fastslår netop, at der ikke findes frister for, hvornår Skatteforvaltningen senest skal tage stilling til anmodningen om genoptagelse. Det er myndighedens side af sagen. Selskabet skal fortsat svare inden for de frister, myndigheden sætter i sine breve.

Ombudsmandens praksis viser, at »rimelig tid« også gælder efter omorganiseringer. I FOB 2017-14 om politiets behandling af bl.a. kørekortssager konstaterede Ombudsmanden, at sagsbehandlingstiderne væsentligt oversteg det acceptable i et stort antal sager over en lang periode. Der gik mindst 2 år og 3 måneder, før der blev opnået normal drift i begge administrative centre.

Ved store omorganiseringer kan der efter omstændighederne accepteres et vist, begrænset tidsrum, før sagsbehandlingstiden når et normalt niveau. I den konkrete sag var tidsrummet klart overskredet.

Der gælder ikke en generel frist for selskabsforhold. Myndigheden skal behandle sagen inden for rimelig tid og underrette, hvis den trækker ud.

Løbende opfølgning er nyttig, når I skal vurdere, om en sag har ligget uforholdsmæssigt længe. Den er også nyttig, når I skal formulere en rykker med et sagligt grundlag frem for en generel henvendelse.

Praktisk tjekliste: sådan styrer I frister og dokumentation

Tjeklisten samler frister og dokumentationskrav for selskabets forpligtelser. Start med Digital Post, oplysningsskemaet og den konkrete sag.

Adskil pligter og rettigheder i jeres oversigt. Digital Post og oplysningsskemaet er pligter; bindende svar er en rettighed, I selv vælger at bruge.

Log ind i Digital Post regelmæssigt, og sæt flere personer op. Husk, at myndighederne ikke kan sende post i de første 12 dage efter CVR-registreringen. Karensperioden brydes, når I selv logger ind.

Registrér modtagelsesdatoen for hver meddelelse. Retsvirkningen indtræder, når meddelelsen er tilgængelig i postkassen – ikke når den læses. Datoen er derfor dokumentation for, hvornår en frist begyndte at løbe.

Læs brevet igennem for konkrete frister og datoer, og notér dem med en ansvarlig person. Hverken svar- eller klagefrister forlænges, fordi posten blev læst sent.

Oplysningsskemaet: Fristen er normalt 6 måneder efter regnskabsperiodens afslutning. Se jeres frist i TastSelv Erhverv > Skat for selskaber m.fl. > Selskabsskat > Selskabsskat > Oplysningsskema.

Tjek grundregistreringerne, inden I begynder indberetningen. Er de ikke opdateret, kan systemet anvende forkerte felter og opgøre den skattemæssige indkomst forkert.

Gem kvitteringen efter indberetningen af oplysningsskemaet. Det er ikke muligt at komme tilbage til kvitteringsfanen i TastSelv Selskabsskat (DIAS) bagefter.

Afklar før gebyr, om spørgsmålet allerede er besvaret. Skat har samlet typiske spørgsmål og svar, bl.a. om salg af bolig, som i ejertiden kun har været brugt til beboelse.

Indsaml dokumentationen, før I sender. Medsend aftale/slutseddel eller skøde og vurderinger ved fast ejendom. Medsend ansættelseskontrakt, vagtplaner og lejekontrakt ved rejseudgifter. Medsend dokumentation for udgifter og indhold ved efteruddannelse, og budgetter ved vurdering af hobby kontra erhverv.

Notér hjemlen ud for hver frist: lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021 om Digital Post, bekendtgørelse nr. 985 af 7. august 2013 om fritagelse og Den juridiske vejledning, afsnit A.A.8.2.1.2.1 om genoptagelse.

Er selskabet fritaget fra Digital Post, så book en påmindelse om, at fritagelsen højst gælder to år. Den udløber altid den 1. november i udløbsåret.

Følg sagen aktivt: Hvis sagen trækker ud, så bed myndigheden oplyse, hvad sagen beror på, og hvornår en afgørelse kan forventes. Det følger af underretningspligten efter god forvaltningsskik.

Ved aktindsigt: Afgørelsen skal foreligge senest 7 arbejdsdage fra modtagelsen, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt. Der findes ingen frist for, hvornår Skatteforvaltningen senest skal tage stilling til en anmodning om genoptagelse.

Ved ophør: Virksomhedens Digital Post og dens indhold slettes 10 år efter ophørsdatoen. Gem det, I selv har brug for, inden da.

Kend myndigheden på sagen. Skat og Skatterådet giver bindende svar. Digitaliseringsstyrelsen er dataansvarlig for Digital Post.

Notér svartiden, hvis I vælger et bindende svar. Skat svarer normalt inden for 3-6 måneder, og Skatterådet svarer almindeligvis inden for 5-6 måneder, hvis spørgsmålet er principielt. Gebyret er 500 kr.

Til tjeklisten hører de konkrete tal: 12 dages karensperiode, 6 måneder for oplysningsskemaet, 7 arbejdsdage for aktindsigt, 500 kr. for bindende svar og normalt 3-6 måneder for svar. Skatterådet svarer almindeligvis inden for 5-6 måneder, fritagelse gælder højst 2 år, og Digital Post slettes 10 år efter ophør.

Vigtige frister og tidsrammer for selskabets forpligtelser

Praktisk tjekliste til dokumentation og frister