Økonomistyring i SMV'er: budget, bogføring og moms

Økonomistyring i SMV'er: tre ting der skal spille sammen

Du har som virksomhedsejer selv ansvaret for at holde styr på økonomien. Skattestyrelsen beskriver det som en kæde med tre led: Du bogfører indtægter og udgifter gennem regnskabsåret, laver bagefter et skatteregnskab og indberetter resultatet i oplysningsskemaet.

Skattestyrelsens vejledning er rettet mod ejere af enkeltmandsvirksomheder og PMV'er. Driver du et selskab, findes en tilsvarende guide; her skal fakturaen fx indeholde selskabets navn, adresse og cvr-nummer, og det er selskabets bilag, der skal bogføres.

Når de tre led spiller sammen, giver det overblik over indtægter og udgifter, over hvor meget du skylder (gæld), og over virksomhedens værdi – egenkapitalen, altså aktiver minus gæld. Hertil kommer løbende indberetninger, blandt andet moms.

For en SMV kan økonomistyringen samles i tre ben: budgetlægning, løbende bogføring og momsbehandling. Budgetlægningen tager afsæt i forskudsopgørelsen, den løbende bogføring følger bogføringsloven, og momsbehandlingen samler fakturakrav og indberetning af moms.

Økonomistyring i SMV'er: Tre nøgleelementer

Budget: driftsbudget, likviditetsbudget og løbende skat

Et budget er et kvalificeret skøn over, hvordan virksomhedens økonomi ser ud fremadrettet – et overblik over forventede indtægter og udgifter for en periode. Man skelner ofte mellem forskellige budgetter, fx et driftsbudget, et likviditetsbudget og et resultatbudget.

Som selvstændig udbetaler du ikke løn til dig selv. Pengene, du tjener i virksomheden, er dine, men du skal skrive forventet overskud eller underskud på forskudsopgørelsen. Skattestyrelsens tjekliste for nystartede virksomheder kalder det første trin til en god start.

Fordelen er dobbelt: Du betaler løbende skat af overskuddet eller får fradrag for underskuddet, og samtidig undgår du at betale for meget i skat eller at få en restskat, når året er omme. Forskudsopgørelsen bliver dermed et enkelt budgetværktøj, fordi den tvinger dig til at vurdere årets resultat realistisk.

Skattestyrelsen henviser selv til hjælp til at rette forskudsopgørelsen og til at betale løbende skat, og der findes en video om, hvordan du betaler løbende skat af virksomheden. Hvis forventningen til året ændrer sig undervejs, er det derfor oplagt at rette forskudsopgørelsen frem for at vente på en efterregning.

Resultatbudgettet viser, hvor god virksomheden er til at drive forretningen; i et eksempel er bruttofortjenesten 40.000 kr., og efter faste omkostninger bliver nettoresultatet 8.000 kr. (ef.dk).

Bogfør fra første dag – og gør det løbende

Skattestyrelsens råd til nystartede er enkelt: Bogfør løbende virksomhedens indtægter og udgifter. Det giver bedre overblik over økonomien og gør det lettere at indberette skat og moms. Husk desuden at gemme alle regninger og fakturaer.

Bogføringen er grundlaget for regnskabet. Når regnskabsåret nærmer sig sin afslutning, skal du bruge bogføringen til at lave virksomhedens regnskab. Skattestyrelsen anbefaler derfor løbende bogføring og styr på fakturaer (bilag), så overblikket er bedst muligt, når regnskabet skal laves. Som støtte findes Skattestyrelsens bogføringsguide, der gennemgår de fleste emner og typer af bilag.

Bogføringsloven stiller krav om, at transaktioner registreres og dokumenteres snarest muligt efter, at de er foretaget; at enhver registrering dokumenteres med bilag; at regnskabsmaterialet ikke må ødelægges eller bortskaffes; og at materialet opbevares i 5 år. Forældelsesfristen er også 5 år.

Bogføringsloven nævner, at transaktioner skal registreres snarest muligt efter, at de er foretaget. Det er god bogføringsskik og gør det nemmere at leve op til kravet om, at registreringerne skal indgå i kronologisk rækkefølge. Bilag er dokumentation til regnskabet.

Overblikket, du får, er både kortsigtet og langsigtet: indtægter og udgifter, hvor meget du skylder, og virksomhedens egenkapital. Det er de samme størrelser, der senere skal over i regnskabet. Aktiver som varelager og inventar indgår også.

Vælg metode: bogføringsprogram, bogholder eller revisor

Skattestyrelsen anbefaler et standard bogføringsprogram, så du kan bogføre virksomhedens bilag digitalt. Alternativt kan en revisor eller bogholder håndtere den digitale bogføring.

Ifølge Skattestyrelsen er fordelene ved et bogføringsprogram, at det automatisk beregner moms- og skattefradrag, når du indtaster udgifter; at du får en kontoplan, der passer til virksomhedens behov; og at du også kan skrive fakturaer, styre lageret og lave moms- og skatteregnskab. Nogle standardversioner er gratis eller koster et mindre beløb. Ulempen er, at det koster penge, hvis du vil have funktioner ud over standardversionerne.

Fordelen ved en bogholder er, at du slipper for den daglige bogføring og får mere tid til virksomheden – en bogholder ved, hvordan man bogfører. Ulemperne er, at en bogholder koster penge, og at du fortsat har det endelige ansvar for, at bogføringen er korrekt. Uanset om et program eller en ekstern person løser opgaven, ligger ansvaret for korrekt bogføring hos virksomheden selv.

Eksempler på online bogføringsprogrammer er Billy, Dinero, Uniconta, e-conomic og Dynaccount. De kan bruges til løbende bogføring og til at bevare overblikket over regnskabet.

Vælg metode: Bogføringsprogram vs. bogholder eller revisor

Faktura og moms: salgsmoms, købsmoms og indberetning

Sælger du momspligtige varer og ydelser, skal du lave en faktura. Den skal være i et format, der ikke kan rettes efterfølgende – fx pdf – og du skal gemme et eksemplar som bilag til regnskabet. Fakturaerne skal have fortløbende numre: Har du sidst faktureret nr. 1, skal de næste hedde 2, 3, 4 og så videre.

Skattestyrelsen oplyser, at en fuld faktura skal indeholde fakturanummer, fakturadato, sælgers navn og adresse samt cvr-/se-nummer, kundens navn og adresse, varens art, mængde og pris, leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadatoen), momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis de ikke er indregnet i prisen pr. enhed, den gældende momssats og momsbeløbet. Der findes en fakturaskabelon, du kan hente og bruge som udgangspunkt.

Ved salg til private i andre EU-lande opkræver du dansk moms på 25 %, hvis dit samlede B2C-salg til alle EU-lande er under 10.000 EUR årligt (moms-regler.dk).

Skattestyrelsens fakturaskabelon findes i Excel. For selskaber findes en fakturaskabelon i pdf.

I bogføringen kan moms opdeles på konti. I Skattestyrelsens eksempel på konti for en nystartet virksomhed findes både købsmoms og salgsmoms blandt passiverne (gælden), mens eksemplets øvrige konti dækker indtægter, udgifter, aktiver og egenkapital. Den opdeling gør det lettere at skelne købs- og salgsmoms, når momsregnskabet skal gøres op.

Moms, du har til gode hos Skattestyrelsen, udbetales til virksomhedens NemKonto. Derfor skal virksomheden have en NemKonto registreret til CVR-nummeret, og den bør være en erhvervskonto. Kontoen oprettes i din bank.

Flere bogføringssystemer understøtter indrapportering af moms til Skattestyrelsen, så talgrundlaget i bogføringen ikke skal indtastes et andet sted. Har du ansatte, som fx skal indberette moms for virksomheden, skal de have et MitID Erhverv.

Ved salg til momsregistrerede virksomheder i EU gælder omvendt betalingspligt: Du fakturerer uden moms (0 %), og kunden afregner momsen i sit land. Fakturaen skal påtegnes "Omvendt betalingspligt" eller "Reverse charge", og kundens momsnummer kontrolleres via VIES. Ved salg til private i EU opkræver du dansk moms på 25 %, indtil dit samlede salg overstiger 10.000 euro om året (moms-regler.dk).

Momsbehandlingen har to spor: salgsmoms på dine fakturaer og købsmoms på virksomhedens bilag. Begge skal kunne skelnes i bogføringen, når momsregnskabet gøres op.

Kontoplan og opdeling, der matcher din forretning

Når du bogfører, skal du opdele indtægter og udgifter i mindre kategorier, der er relevante for virksomhedens aktivitet. En kategori kaldes også en konto. Hvordan du opdeler, bestemmer du selv – det vigtigste er, at opdelingen giver overblik over virksomhedens økonomi.

Skattestyrelsens eksempel på konti for en nystartet virksomhed indeholder en resultatopgørelse og en balance. Under indtægter findes fx salg af varer og ydelser og renteindtægter. Under udgifter findes køb af varer og ydelser, telefon og internet, forsikringer, transport og renteudgifter. Under aktiver findes driftsmidler, varelager, kassebeholdning, bankbeholdning og debitorer, og under passiver findes egenkapital, hævet privat, bankgæld, kreditorer, købsmoms og salgsmoms.

Du kan samle alle udgifter til køb af varer på én konto eller splitte dem op på flere. Skattestyrelsen illustrerer det med en cykelhandler, der kan have en overordnet konto for køb af varer eller dele den op i køb af cykler og køb af reservedele. For et selskab gælder samme logik, fx en tømrervirksomhed med en konto for køb af materialer til kundejob og en for køb af værktøj.

Handler virksomheden internationalt, kan det være en god idé at oprette forskellige konti, fordi momsen ofte er anderledes på udenlandske køb og salg end på danske. Samme måde at tænke konti på kan bruges, uanset om du driver enkeltmandsvirksomhed, PMV eller selskab.

Årshjul og frister: bogføring, skatteregnskab og oplysningsskema

Skattestyrelsen opdeler året i tre perioder. Bogføringen foregår i regnskabsåret fra 1. januar til 31. december. Derefter skal du lave skatteregnskab for regnskabsåret, og regnskabet skal senest være på plads 1. juli året efter. Resultatet fra skatteregnskabet indberetter du i oplysningsskemaet fra midten af marts, når årsopgørelsen åbner, og frem til 1. juli.

Når du har egen virksomhed, skal du kende og overholde en række frister afhængigt af, hvilke pligter du er registreret med. For at hjælpe dig med at huske at indberette til tiden sender Skattestyrelsen automatisk en række mailpåmindelser om dine frister – både før hver frist og hvis du har overskredet en frist. Det gælder de frister, der følger af de pligter, du er registreret med. Mailpåmindelserne sendes til den mailadresse, du oplyste, da du oprettede virksomheden.

Vil du have en anden modtager, kan du logge på TastSelv Erhverv (med dit private MitID, hvis virksomheden er personligt ejet). Vælg Profil- og kontaktoplysninger og derefter Kontakt- og tilmeldingsoplysninger. Se og rette dine generelle kontaktoplysninger, og skriv navn og mailadresse på den person i virksomheden, der skal modtage påmindelserne. Gem.

Du kan også bruge Skattestyrelsens kalender til at se de frister, der gælder for dig. Du kan altid rette kontaktoplysninger eller afmelde mailpåmindelserne.

Momsbehandlingen følger de frister, du er registreret med, og Skattestyrelsens mailpåmindelser dækker også disse indberetninger.

Årshjul og frister: Bogføring, skatteregnskab og oplysningsskema

Tjekliste: Kom godt i gang med økonomistyringen

Skattestyrelsen har en tjekliste med 5 trin til en god start for nystartede virksomheder. Nedenstående punkter er denne artikels samlede tjekliste til økonomistyringen; den har 6 punkter og svarer til emnerne i afsnittene ovenfor. Er virksomheden veletableret, kan du bruge listen som et årligt servicetjek af rutinerne.

Momsbehandling hænger sammen med NemKonto til CVR-nummeret og fortløbende fakturaer med momssats og momsbeløb; flere bogføringssystemer understøtter desuden indrapportering af moms til Skattestyrelsen.