Administration i danske SMV'er: opgaver, roller og årshjul

Administration i danske virksomheder: opgaver, ansvar og årshjul

Administration består af de tilbagevendende opgaver, der får en virksomhed til at hænge sammen: kunder og ordrer, fakturaer og bogføring, løn og personale, dokumenter og aftaler, møder og frister samt indberetninger til myndighederne. De skaber sjældent omsætning i sig selv, men er en forudsætning for, at resten af forretningen kan køre.

Betragt administrationen i tre lag. Først opgaverne: Hvad skal gøres, og hvor ofte? Dernæst ansvaret: Hvem ejer opgaven, og hvem overtager, når personen er syg eller på ferie? Til sidst årshjulet: Hvilke opgaver vender tilbage månedligt, kvartalsvis og årligt, og hvornår skal de være færdige?

I små og mellemstore virksomheder (SMV) er det ekstra vigtigt at få styr på de tre lag, fordi der ofte er få hænder. Samtidig bærer de mindste virksomheder relativt set de største administrative byrder, da de ikke har samme administrative kapacitet som større virksomheder.

Typiske administrative opgaver i hverdagen

For mange virksomheder er kundeservice og ordrehåndtering den mest synlige administrative opgave. Når en medarbejder ansættes i en administrativ rolle, er kundeservice da også typisk en af de opgaver, der skrives direkte ind i ansættelsesaftalen. Det dækker over at svare kunder og samarbejdspartnere, tage imod og følge op på ordrer, håndtere returvarer og reklamationer samt sikre, at aftaler overholdes.

En anden fast rutine er fakturering og bogføring: send fakturaer, følg op på ubetalte beløb, registrer bilag, afstem bankkontoen og hold regnskabet opdateret, så det ikke skal rekonstrueres ved årets udgang. Tæt på ligger løn og HR: lønudbetalinger, ferie og fravær, ansættelseskontrakter, sygemeldinger og personalemapper.

Dertil kommer dokumentation og arkivering, mødekoordinering og kalenderstyring samt løbende indberetninger til det offentlige. Årsregnskab og skattekontrol er to tunge årlige opgaver: Grakoms analyse af administrative byrder viser, at årsregnskabsloven og skattekontrolloven tilsammen udgør 12 mia. kr. af de byrder, virksomhederne pålægges.

For at holde styr på opgaverne kan man skrive dem ned, som de faktisk udføres: Hvilke opgaver kommer hver dag, hver uge, hver måned, hvert kvartal og hvert år? Hvem løser dem i dag? Hvor lang tid tager de? Listen er udgangspunkt både for ansvarsfordelingen og for årshjulet.

Hvem har ansvaret? Roller og ansvarsfordeling

Det overordnede ansvar for administrationen ligger altid hos den øverste ledelse – i en mindre virksomhed typisk direktøren eller ejeren. Ledelsen beslutter, hvilke opgaver der løses internt, og hvad der sættes ud til andre, og ledelsen står i sidste ende til ansvar, hvis frister overskrides, eller indberetninger mangler.

I praksis fordeles opgaverne typisk på et par funktioner: Økonomifunktionen eller bogholderiet tager sig af fakturering, bogføring, løn og afstemninger. HR tager sig af ansættelser, ferie, fravær og personaleforhold. En office manager eller administrationsansvarlig tager sig af dokumentation, møder, indkøb og daglig koordinering. Mange virksomheder knytter desuden en ekstern bogholder eller revisor til sig, som løser opgaver, der kræver særlig faglighed – typisk årsregnskab, skattekontrol og erklæringer.

Særligt i SMV er det almindeligt, at én person dækker flere af rollerne. Samme medarbejder kan tage telefonen, udsende fakturaer, taste bilag og booke møder. Det gør virksomheden sårbar, hvis personen bliver syg eller holder ferie, og gør det nødvendigt at skrive ned, hvad der skal gøres, og hvem der kan overtage.

Arbejdsmiljødialogen er et eksempel på et løbende ansvarsområde i små virksomheder. For virksomheder med 1-9 ansatte følger det af arbejdsmiljøloven, at samarbejdet om sikkerhed og sundhed skal ske gennem løbende direkte kontakt og dialog mellem arbejdsgiver og ansatte. Der er altså ikke et formelt udvalg, men en tilbagevendende dialog, som nogen skal eje, og som naturligt kan lægges ind i den administrative rytme sammen med de øvrige faste punkter.

Årshjul for administration: måned, kvartal og år

Et årshjul er en oversigt over de opgaver, der vender tilbage med faste mellemrum, og de tidspunkter, hvor de skal være løst. Saml dem ét sted, så frister ikke først opdages, når de er overskredet. Opdel gerne i månedlige, kvartalsvise og årlige opgaver.

På den månedlige liste: ferieoptjening, løn og registrering af fravær, løbende bogføring og afstemning samt opfølgning på fakturaer og debitorer. IDA oplyser, at en lønmodtager optjener 2,08 feriedage om måneden, hvilket over et år giver 25 feriedage eller 5 ugers ferie. Optjeningsperioden løber fra 1. september til 31. august året efter.

Kvartalsvist: indberetning af moms og andre oplysninger efter virksomhedens egen indberetningsperiode, gennemgang af bogføringen og kort ledelsesopfølgning på økonomien. Her kan man også tjekke, om kravene, virksomheden skal leve op til, er ændret inden næste årlige opgørelse.

Årligt: årsregnskab og skattekontrol er de to faste tunge opgaver, som Grakom peger på som de største byrder for virksomhederne. Hertil kommer ferieplanlægningen med faste regler. Lønmodtagere har ret til 5 ugers ferie om året, opdelt i 3 ugers hovedferie og 2 ugers øvrig ferie.

Hovedferien kan kræves afholdt som 3 ugers sammenhængende ferie i perioden 1. maj til 30. september, mens den øvrige ferie kan holdes i løbet af hele året. Ferien kan afholdes i perioden 1. september til 31. december året efter optjeningen.

Varslingsfristerne bestemmer, hvornår ferieplanlægningen skal ligge i årshjulet: Hvis arbejdsgiveren fastsætter tidspunktet for ferien, skal hovedferien varsles 3 måneder i forvejen, og øvrig ferie skal varsles 1 måned i forvejen. Planlægningen af sommerferien skal altså ske i god tid før 1. maj.

Sæt faste datoer på årshjulet – for eksempel en månedlig administrativ dag, en kvartalsvis opfølgning og en årlig gennemgang af regnskab, ferie og indberetninger. Så bliver de faste opgaver en rytme i stedet for brandslukning.

Årshjul for administrative opgaver i danske SMV'er

Administrative byrder: derfor rammer de små virksomheder hårdest

Administrative byrder er de krav om administration og indberetning, som virksomheder pålægges udefra. Grakoms analyse fra 22. oktober 2015 viser, at erhvervslivet årligt pålægges byrder for i alt 29,3 mia. kr., og at omkring 70.000 fuldtidsbeskæftigede medarbejdere alene arbejder med at håndtere de administrative byrder.

I samme analyse skønner Grakom, at BNP kan øges med over 40 mia. kr., hvis tiden brugt på administrative byrder i stedet blev brugt på produktion. Jo mere tid erhvervslivet bruger på administration og indberetningskrav, desto mindre tid er der til at drive forretning. Ifølge analysen fører det til mindre og mere omkostningsfuld produktion – altså dårligere konkurrenceevne.

Byrderne rammer skævt. Grakom påpeger, at administrative byrder rammer SMV relativt hårdere end større virksomheder, fordi SMV ikke har samme administrative kapacitet til at håndtere dem. Analysen henviser også til, at Europa-Kommissionen tidligere har anslået, at det i gennemsnit koster små virksomheder op til 10 gange så meget at gennemføre en enkelt administrativ handling som for større virksomheder.

De tunge byrder er heller ikke jævnt fordelt: Ifølge analysen belaster årsregnskabsloven og skattekontrolloven virksomhederne særligt, og de administrative byrder fra de to love udgør tilsammen 12 mia. kr. For en lille virksomhed betyder det, at en stor del af den administrative kapacitet bindes i de samme få, årligt tilbagevendende opgaver.

Perspektivet er tid og konkurrenceevne. Timer brugt på byrder og afledt administration er timer, der ikke går til produktudvikling, kunder eller markedsarbejde. Analysen peger også på, at de administrative byrder ikke indbringer staten direkte provenu. En lettelse vil derfor umiddelbart være omkostningsfri for staten – dog med forbehold for, at der kan være administrative byrder knyttet til skatter og afgifter, som ikke kan fjernes uden omkostninger.

Administrative byrder i danske virksomheder

Forhold mellem SMV'er og større virksomheder ved administrative byrder

Sådan holder I administrationen enkel i en dansk SMV

Gør opgaverne synlige. Skriv alle tilbagevendende administrative opgaver ned, og sæt et interval på hver: dagligt, ugentligt, månedligt, kvartalsvist eller årligt. Listen bliver både ansvarsfordeling og årshjul.

Giv hver fast opgave en ejer – ikke en funktion, men et navn, og gerne en stedfortræder, så ferie og sygdom ikke stopper fakturering, løn eller indberetninger. Vær særligt opmærksom på opgaver, der i dag kun ligger hos én person i virksomheden.

Saml alle deadlines i ét årshjul, som alle kan se. Tag de lovbestemte frister først – herunder ferieplanlægningen med hovedferie i perioden 1. maj til 30. september, varslingsfristerne på 3 måneder for hovedferie og 1 måned for øvrig ferie samt de årlige opgaver med årsregnskab og skattekontrol. Læg de interne opgaver ind omkring dem, så I arbejder frem mod faste datoer i stedet for at reagere, når fristen nærmer sig.

Vurder løbende, om opgaverne skal løses internt eller hos en ekstern bogholder eller revisor. Opgaver, der kræver særlig faglighed, eller som kun udføres en gang om året, er ofte de første, det giver mening at få hjælp til; daglige rutiner kan med fordel blive internt.

Brug årshjulet til at frigøre tid. Når de faste administrative opgaver er planlagt og placeret hos en ejer, bliver det tydeligt, hvor mange timer der reelt går med administration – og hvor meget tid der i stedet kan bruges på produktion, kunder og udvikling af forretningen.