Rollefordeling på kontoret: hvem gør hvad i den daglige administration?

Hvorfor rollefordelingen i den daglige administration er blevet vigtigere

Administrative opgaver fylder mere. I Dansk Erhvervs befolkningsundersøgelse fra september 2025 svarer 59 pct. af de beskæftigede, at mængden af administrative opgaver på deres arbejde i høj eller nogen grad er steget inden for de seneste tre år.

17 pct. oplever en mindre stigning, og 16 pct. oplever slet ingen. 49 pct. er enige i, at administrative opgaver tager unødig tid fra deres primære arbejdsopgaver; 34 pct. er uenige. For 7 pct. er administrationen selv den primære arbejdsopgave.

Dansk Erhverv anslår, at dansk erhvervsliv bruger 90.000 årsværk og 49 mia. kr. i lønomkostninger på at overholde regulering.

På virksomhedsniveau peger billedet samme vej. I en DI-rundspørge (Epinion og DI, 1.281 svar, juni 2025) angiver to ud af tre virksomheder færre administrative byrder som den vigtigste politiske prioritet. Det er et skifte fra 2022, hvor mangel på kvalificerede medarbejdere lå klart øverst, og færre administrative byrder lå på andenpladsen.

En analyse fra Arbejderbevægelsens Erhvervsråd (22. juli 2025) viser, at andelen af administrative årsværk på det danske arbejdsmarked er vokset siden 2010 i både privat og offentlig sektor. I private virksomheder er mellem 25 og 31 ud af 100 medarbejdere administrative, mod 18 ud af 100 i det offentlige.

Mængden af eksterne krav kan den enkelte virksomhed sjældent ændre. Det, der kan styres lokalt, er, hvem der løser hvad. Når en tilbagevendende opgave – en indberetning, en mødeindkaldelse, en opdatering af et dokument – ikke har en navngiven ejer, bliver den typisk liggende eller lander hos den, der tilfældigt er tættest på.

Rollefordelingen er derfor ikke endnu et administrativt tiltag oveni de øvrige. Den er en beslutning om, at hver tilbagevendende opgave har én person, der er ansvarlig for, at den bliver løst, og for at sige til, når den ikke bliver det.

Administrative byrder i dansk erhvervsliv

De typiske roller på kontoret

Administrative medarbejdere er en bred kategori. Arbejderbevægelsens Erhvervsråd bruger i analysen fra juli 2025 samme definition som Dansk Arbejdsgiverforenings analyse fra 24. oktober 2024.

Definitionen omfatter blandt andet ledelses- og rådgivningsfunktioner, juridisk arbejde, jobformidling, skattemedarbejdere, sekretærer og forskningsarbejde. Administration er altså ikke kun bogholderi og mødeindkaldelser, men også rådgivning, jura og ledelsesstøtte.

På det udførende niveau beskriver kontoruddannelsen (ug.dk) en kontormedarbejder som en, der løser praktiske og administrative opgaver – fx at svare på mails, hjælpe med regnskaber og planlægge møder. Det er netop den type opgaver, der i en travl hverdag fordeler sig selv, hvis ingen har aftalt andet.

På det specialiserede niveau ligger managementkonsulenternes opgaver et andet sted. Ifølge GlobeTeam arbejder deres managementkonsulenter typisk med forretningsdrevet digitalisering og forretningsorienteret IT-implementering.

De arbejder også med effektiviseringsprojekter (organisations- og procesanalyser, procesoptimering med LEAN og business intelligence), sourcingstrategi, project assurance og projektledelse efter metoder som PMI, IPMA, PRINCE2, Agile og MSF.

Desuden arbejder de med IT-projektledelse, procesledelse samt sikkerhed og compliance.

De centrale roller på et kontor kan derfor samles sådan: Kontormedarbejderen og sekretæren løser de praktiske og administrative opgaver som mails, dokumenthåndtering og mødeplanlægning.

Ledelsesassistenten varetager ledelsens kalender, mødeforberedelse og referater. Bogholderi/økonomi står for regnskabsbistand, fakturaer og afstemninger. HR håndterer ansættelser, sygefravær og personaleoplysninger.

IT/digitalisering ejer systemer, adgangsstyring, IT-implementering og IT-sikkerhed. Projektlederen ejer fremdrift, økonomi og kvalitet i de enkelte projekter.

Ledelsen og rådgivningsfunktionen ejer beslutninger, juridisk arbejde, godkendelser og de indberetninger, der ikke kan uddelegeres.

Andel af administrative medarbejdere i privat og offentlig sektor

Hvem løser hvilke opgaver i den daglige administration?

Et opgavekort skal være så konkret, at det kan slås op midt i en travl dag. Start med de tilbagevendende opgaver og skriv en ejer ud for hver.

Mails og telefoniske henvendelser lægges hos kontormedarbejderen eller sekretæren, jf. kontoruddannelsens beskrivelse af, at en kontormedarbejder fx svarer på mails.

Mødeplanlægning lægges samme sted, mens ledelsens møder og kalender hører til ledelsesassistenten.

Hjælp med regnskaber lægges hos bogholderi/økonomi, jf. samme kilde.

Dokumentation – versionsstyring, arkivering og hvem der må offentliggøre et dokument – bør ligge hos én navngiven person og ikke fordeles efter, hvem der tilfældigt har oprettet filen.

Data- og statistikindberetninger er et af de områder, virksomhederne selv peger på. I DI-rundspørgen fremhæver næsten lige så mange obligatoriske indberetninger til statistiske formål som ESG- og bæredygtighedsrapportering.

Den praktiske arbejdsdeling er, at økonomi eller en administrativ koordinator leverer og kvalitetssikrer tallene, mens ledelsen godkender indberetningen, før den sendes.

IT-implementering lægges hos IT/digitalisering, men med forretningen som bestiller. GlobeTeam beskriver forretningsorienteret IT-implementering som en opgave, hvor brugerkrav og forretningens behov kombineres med teknisk solide og driftsstabile løsninger.

Det betyder, at fagafdelingen leverer kravene, og IT leverer løsningen.

Procesoptimering og effektiviseringsprojekter hører til samme område. GlobeTeam nævner blandt andet organisations- og procesanalyser, procesoptimering med LEAN og business intelligence som typiske indsatser.

Indberetninger, der ikke er statistiske eller finansielle, bør placeres hos en compliance- eller koordinerende rolle med ledelsen som godkender.

Har I ingen sådan rolle, er det et tegn på, at ansvaret i praksis ligger hos den, der først bliver opmærksom på kravet.

Hvor ofte oplever danske virksomheder administrative byrder?

Hvor rollerne overlapper – og hvordan I undgår ansvarsløse opgaver

Gråzonerne er størst i små virksomheder, hvor få personer bærer mange af rollerne ovenfor.

Dansk Erhverv citerer i november 2024 finansordfører Hans Andersen (V), formand for Erhvervsudvalgets arbejdsgruppe, for, at undersøgelser viser, at SMV'erne bruger 49 millioner timer på bureaukrati. Det svarer til 25.000 fuldtidsansatte på et år.

Han peger på, at det især går hårdt ud over SMV'erne.

Når den samme medarbejder både tager mails, hjælper med regnskabet og samler data til indberetninger, forsvinder grænserne mellem rollerne.

Typiske overlap i praksis: Fællespostkassen, hvor sekretær og ledelsesassistent begge svarer, men ingen ved, hvem der følger op på det, der ikke blev besvaret.

Manglende bilag, hvor bogholderi og ledelsesassistent skyder ansvaret videre til hinanden.

Systemadgang og brugersupport, hvor IT og en superbruger i fagafdelingen begge mener, at den anden ejer opgaven.

Og indberetninger, hvor økonomi, HR og ledelse hver især tror, at en anden indsamler data.

Løsningen er en simpel ansvarsmatrix pr. tilbagevendende opgave: hvem udfører, hvem godkender, og hvem skal have besked, når noget ændrer sig.

To regler gør matrixen brugbar: En opgave må kun have én udførende ejer, og en opgave uden ejer skal eskaleres inden for en aftalt frist i stedet for at blive liggende.

Gennemgå desuden listen for opgaver, der i dag løses af flere i munden på hinanden. Det er der, den unødige tid typisk ligger, jf. at 49 pct. af de beskæftigede mener, at administrative opgaver tager unødig tid fra deres primære arbejdsopgaver.

Hvem ejer indberetninger og compliance i hverdagen?

Virksomhederne er selv klar over, hvor byrderne ligger. I DI-rundspørgen fra juni 2025 peger omkring hver tredje virksomhed på ESG- og bæredygtighedsrapportering som et af de mest byrdefulde områder. Næsten lige så mange fremhæver obligatoriske indberetninger til statistiske formål.

Hver fjerde oplever udfordringer med databeskyttelse og IT-sikkerhed, herunder krav relateret til GDPR og cybersikkerhed (NIS2). Mere end hver femte peger på miljø- og klimaregulering, som blandt andet omfatter krav til affaldshåndtering og producentansvar.

Kun omkring hver ottende virksomhed angiver, at de slet ikke oplever udfordringer med nogen form af regulering. Erhvervsstyrelsens opgørelse bekræfter ifølge DI, at danske virksomheder modtog en historisk ekstraregning fra særligt ny ESG-lovgivning i 2024.

I den daglige drift betyder det, at hvert af områderne skal have en navngiven ejer. ESG- og bæredygtighedsdata kommer fra flere funktioner – indkøb, drift, HR – så opgaven er koordinerende: én person samler og kvalitetssikrer, andre leverer.

Statistikindberetninger lægges hos økonomi eller en administrativ koordinator, der kender fristerne og ved, hvem der leverer tallene.

Databeskyttelse og IT-sikkerhed placeres hos IT, for så vidt angår adgang, logning og systemer, mens HR ejer personoplysningerne om medarbejderne.

Miljø- og klimakrav som affaldshåndtering og producentansvar hører til den funktion, der har den daglige drift af området.

Pointen er ikke at gøre medarbejderne til jurister. Den er, at der for hver indberetning og hvert dokumentationskrav er en person, som ved, hvornår fristen er, og som ved, hvem der skal levere data. Personen skal også have mandat til at rykke. Ledelsen godkender, før materialet sendes af sted.

Sådan får I en klar rollefordeling på jeres kontor

Arbejdet med rollefordeling kan med fordel rammesættes som et byrde-projekt. I november 2024 fremlagde Erhvervsudvalgets arbejdsgruppe med Hans Andersen (V) i spidsen 8 generelle og 40 konkrete initiativer til at reducere unødige administrative byrder for erhvervslivet. Beretningen blev præsenteret for regeringen.

Arbejdsgruppen henviser til Finland, hvor man har indført princippet »én regel ind, én regel ud« og et politisk mål om at fjerne 300 erhvervsbelastede regler.

Logikken kan overføres lokalt: Når en ny indberetning eller et nyt dokumentationskrav lander, skal et eksisterende krav samtidig fjernes eller forenkles.

Model i fire trin. Først kortlægning: Skriv alle tilbagevendende administrative opgaver op – hvad de er, hvor ofte de udføres, hvor lang tid de tager, og hvem der løser dem i dag. Tag udgangspunkt i den faktiske praksis, ikke i organigrammet.

Dernæst ejerskab: Sæt én navngiven udførende ejer på hver opgave, og én godkender for de opgaver, hvor der sendes noget ud af huset.

Derefter grænseflader: Beskriv for hver overlevering, hvad der overdrages, i hvilket format og hvornår – fx bilag fra ledelsesassistenten til bogholderiet ved månedens udgang, og data fra fagafdelingerne til den, der indberetter.

Til sidst opfølgning: Læg en fast gennemgang af opgavekortet. Her fjerner I opgaver, der ikke længere er krav, og flytter opgaver, der gentagne gange ender hos den forkerte. I justerer også fristen for eskalering af opgaver uden ejer.