Systemlandskabet i mindre virksomheder: valg, data og drift

Hvorfor systemlandskabet er en ledelsesopgave i små og mellemstore virksomheder

Danske små og mellemstore virksomheder indgår i en stærkt digitaliseret økonomi. Danmarks Statistik kalder Danmark et af Europas mest digitaliserede lande.

For den enkelte SMV er systemlandskabet derfor ikke kun et IT-spørgsmål, men et spørgsmål om forretningsdrift, kunder og medarbejdere.

Mange mindre virksomheder står midt i eller foran et valg om systemer og data. Fordi ressourcerne er begrænsede, bør valget ses som ledelsesarbejde: Hvilke processer skal understøttes, hvem skal bruge systemet, og hvordan hænger det sammen med forretningens mål?

Et systemlandskab består sjældent af ét system. Flere løsninger skal spille sammen med økonomi, kunder, leverandører og medarbejdere. Rækkefølge, ejerskab og prioritering er derfor ofte vigtigere end det mest avancerede værktøj.

Denne guide følger tre spor: valg af systemer, håndtering af data og drift efter go-live. Den er skrevet til mindre danske virksomheder, hvor ledelsen selv skal træffe beslutningerne.

Start med formålet, ikke systemet

Før man vælger system, skal man vide hvorfor. Erfaringer med Lean i danske virksomheder viser, at succes kræver strategiske beslutninger om vision og formål, ressourcer og kompetencer eller uddannelse.

Nogle virksomheder siger Go Lean uden reelt at vide, hvad Lean er og betyder, og hvorfor de vil arbejde med det. Samme fælde findes ved systemkøb: Man anskaffer et nyt fagsystem, fordi andre gør det, uden først at have defineret problemet.

Afklar formålet i almindelige forretningsvilkår: Hvilke beslutninger skal systemet understøtte, og hvilke data skal flyde hvorhen? Hvem ejer løsningen internt, hvilke kompetencer findes, og hvad skal købes eksternt? Hvad er tidshorisonten, og hvordan passer løsningen ind i den daglige drift?

Formålet skal være konkret nok til at fravælge løsninger. Er målet bedre overblik over ordrer eller sager, skal det kunne mærkes i en konkret proces. Er målet at reducere omkostninger, bør ledelsen tage stilling til, hvordan det påvirker organisationen.

Lean-erfaringen viser, at hvis medarbejderreduktioner først besluttes efter forbedringer, kan det dræbe processen.

Formålet bør også afklare dataansvar. Hvilke personoplysninger skal systemet behandle, hvem er dataansvarlig, og hvordan overholdes databeskyttelsesforordningen? Datatilsynet fører tilsyn med, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt.

Formålet afgør også, om behovet er enkelt bogholderi eller lager, projekt, produktion og CRM. Det er samme afklaring, uanset om kandidaterne senere er Dinero, Billy, e-conomic eller Uniconta.

Valg af systemer med blik for kultur, kompetencer og ressourcer

Mindre virksomheder har typisk færre ressourcer end store. Erfaringer med Lean i små og mellemstore virksomheder viser, at dårlige resultater ofte opstår, fordi opstarten ikke er tilpasset virksomhedens kultur, eller fordi kompetencerne og ressourcerne ikke rækker.

Det gælder også systemvalg: En løsning, der kræver en stor intern IT-afdeling eller en lang implementeringsproces, kan være rigtig for en stor virksomhed, men forkert for en SMV.

Vælg efter kultur og formåen: Kan medarbejderne tage løsningen i brug uden meget lang oplæring, og passer den til de arbejdsgange, der allerede findes, eller kræver den en kulturændring, som der ikke er ressourcer til? Hvem leverer support, og hvordan håndteres integrationer til for eksempel økonomi, lager, webshop eller kundeservice? Hvad er den samlede ejeromkostning over tid?

Til økonomi er Dinero, Billy, e-conomic, Uniconta og EG Visual Administration blandt de mest brugte digitale bogføringsprogrammer i Danmark. Digitale standard bogføringssystemer skal være registreret hos Erhvervsstyrelsen. Tjek Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer eller Virksomhedsguiden.

Dinero, Billy og e-conomic dækker alle fakturering, udgiftsstyring, momsregnskab og bankafstemning. Dinero har gratis versionen Dinero Starter og koster fra 197 kr./md. i Pro. Billy har Billy Basic gratis og koster fra 195 kr./md. e-conomic har ingen gratis version, kun prøveperiode, og koster fra 249 kr./md. for Basis.

Bankintegration fås hos alle tre med de fleste danske banker. Dinero og Billy har ikke lagerstyring; e-conomic har lagerstyring som tillægsmodul. Projektstyring fås hos e-conomic som tillægsmodul, ikke hos Dinero og Billy.

Uniconta er et mere komplet ERP-system med moduler til lager, projektstyring, produktion og CRM. Det koster fra 229 kr./md. og er bygget til virksomheder, der vil samle alt ét sted og vokse uden at skifte system igen.

E-conomic er let at bruge og hurtigt at komme i gang med, hvis man har få brugere, ikke har lager eller produktion og vil have et enkelt overblik over økonomien. Uniconta passer til virksomheder med lager eller mange varer og behov for ordrer, projekter eller produktion.

Dinero er bygget til iværksættere og freelancere og kaldes 'regnskab for ikke-bogholdere'. Billy rammer et sweet spot mellem enkelhed og et rigtigt regnskabsprogram. e-conomic er det mest komplekse af de tre og har over 200 integrationer.

Support: Dinero har chat og mail, telefon i Pro; Billy og e-conomic har chat, mail og telefon. Integrationer kan omfatte bank, webshop, løn, lager samt Pleo og Corpay One. e-conomic kan bruge Rackbeat til lager og Projektstyring til projektstyring som eksterne løsninger.

Ved valget kan en tjekliste dække branche, antal bilag, automatisering, størrelse og kompleksitet, digitalisering af bilag, bankintegration, fakturering og betalinger, moms og indberetning, rapportering, integrationer og skalerbarhed. Pris og support bør vurderes ud fra, hvad der er inkluderet af funktioner, brugere og moduler.

Start gerne med et afgrænset område og udvid trinvist. Det giver mulighed for at lære, justere og skabe tidlige gevinster, før man binder sig til et større systemlandskab. Undgå at købe et system, fordi det dækker alt, hvis kun en del af funktionaliteten er nødvendig nu.

Ved valg af system skal GDPR og databeskyttelsesforordningen tænkes ind. Datatilsynet er den centrale uafhængige myndighed, der fører tilsyn med, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt.

Spørg også, om løsningen understøtter anmeldelse af brud på persondatasikkerheden. Siden 25. maj 2018 har alle dataansvarlige skullet anmelde brud til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer.

Fordeler og ulemper ved forskellige systemer

Data som drivkraft og ansvar

Data er ikke kun rapportering. Data kan bruges til at udvikle forretningen, drive den daglige drift og følge op på resultater.

For en SMV betyder det, at data skal have et formål. Hvilke data er nødvendige for at træffe beslutninger? Hvor kommer de fra, og hvem holder dem opdaterede?

Hvis data ikke er rettidige og korrekte, bliver både drift og beslutninger dårligere. Derfor bør man allerede ved valg af systemer tage stilling til, hvordan data opstår, genbruges og kvalitetssikres.

Data er også et ansvar.

I praksis bør man kunne forklare, hvilke data man indsamler, hvorfor man har dem, hvem der har adgang, og hvordan de beskyttes. Det gælder kundeoplysninger, medarbejderdata og forretningskritiske data.

Tillid er en del af systemlandskabet. Hvis kunder eller samarbejdspartnere oplever, at data ikke behandles ansvarligt, kan det skade relationer og omdømme. Dataansvar bør derfor tænkes ind fra starten, ikke efter systemet er taget i brug.

GDPR og databeskyttelsesforordningen sætter rammerne for behandling af personoplysninger. Datatilsynet er en uafhængig tilsynsmyndighed, som har ansvaret for, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt. Datatilsynets beføjelser stammer blandt andet fra databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Datatilsynet har regler, vejledning, skabeloner mv., behandlingssikkerhed, katalog over foranstaltninger, rettighedsstyring, de 10 brud, til små virksomheder og kurser i GDPR. Telefonrådgivningen kan kontaktes på 33 19 32 00.

Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden er et selvstændigt område hos Datatilsynet. Datatilsynets beføjelser stammer fra databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven, retshåndhævelsesdirektivet, retshåndhævelsesloven samt tv-overvågningsloven.

Datatilsynet undersøger klager, foretager undersøgelser, gør borgere bevidste om deres rettigheder, vejleder dataansvarlige og databehandlere, informerer organisationer og samarbejder med andre databeskyttelsesmyndigheder i EU/EØS.

Datatilsynet består af Datarådet og et sekretariat. Sekretariatet har ca. 80 medarbejdere under direktør Cristina Angela Gulisano.

Datatilsynet gennemfører hvert år planlagte tilsynsbesøg hos private virksomheder og offentlige myndigheder. Temaer har blandt andet været brud på persondatasikkerheden, kryptering af e-mails, aggregering og sammenstilling af data til videresalg, autorisation af medarbejdere og den registreredes indsigtsret.

Siden 25. maj 2018 har alle dataansvarlige været forpligtet til at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet. Anmeldelsen skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet.

Det betyder, at en mindre virksomhed bør kunne dokumentere, hvilke personoplysninger der behandles, og hvem der har adgang. Den bør også kunne forklare, hvordan et brud anmeldes til Datatilsynet.

Digital Post er en del af mange virksomheders systemlandskab.

Drift og løbende forbedring efter go-live

Go-live er ikke slutningen. Lean-erfaringer beskriver, at efter igangsætning kommer det lange, meget seje træk, og at fastholdelse og fokus er svært.

Et systemlandskab kræver samme vedholdenhed: Brugere skal oplæres, data skal vedligeholdes, integrationer skal overvåges, og processer skal justeres.

De første gevinster kommer ofte ikke som store engangsbesparelser, men som sparet tid til at søge efter værktøjer, filer, emner eller information, bedre kvalitet, hurtigere gennemløbstid, bedre flow og bedre udnyttelse af flaskehalse. Dem bør man lede efter tidligt, fordi de viser, at systemet begynder at virke i hverdagen.

Løbende forbedring bør være fast praksis. Det kan være korte, regelmæssige gennemgange af udvalgte processer, en fast kontaktperson for systemet og en enkel måde at opsamle brugerfeedback.

Uden ejerskab og opfølgning ender systemet let som et projekt, der blev sat i gang, men ikke holdt ved.

Efter go-live skal adgange og autorisationer vedligeholdes. Datatilsynets tilsynstemaer har omfattet autorisation af medarbejdere og kryptering af e-mails. Derfor bør rettigheder og sikkerhed gennemgås med faste mellemrum.

Brud på persondatasikkerheden skal kunne anmeldes til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer. Det kræver, at nogen internt har ansvar for at opdage, vurdere og anmelde hændelsen.

Til adgangsstyring og sikkerhed kan Datatilsynets katalog over foranstaltninger, behandlingssikkerhed og rettighedsstyring bruges som tjekpunkter. Datatilsynets 'De 10 brud' kan bruges til at gennemgå typiske hændelser.

Enkle målinger der viser om systemerne virker

Målinger skal være enkle og knyttet til formålet. For en mindre virksomhed er det bedre at følge få indikatorer end at bygge tung rapportering. Fire relevante målinger kan være: tid brugt på at søge information, datakvalitet, gennemløbstid og flaskehalse.

Tid brugt på at søge information handler om, hvor ofte medarbejderne leder efter filer, ordrer, dokumenter eller viden. Datakvalitet handler om, hvorvidt de data, der bruges i driften, er opdaterede og korrekte.

Gennemløbstid handler om, hvor lang tid en ordre, en sag eller en opgave tager fra start til slut. Flaskehalse handler om, hvor arbejdet ophober sig.

Start med en enkel baseline før nye systemer eller ændringer. Følg de samme målinger efter go-live. Selv simple optællinger eller stikprøver kan vise, om systemet flytter noget.

Målingerne skal bruges til at prioritere næste forbedring, ikke til at kontrollere medarbejderne.

Datakvalitet kan også vurderes ud fra, om personoplysninger er opdaterede, og om adgange er ryddet op. En simpel stikprøve kan vise, om data i systemet svarer til virkeligheden.

Hvis målingen viser, at medarbejderne stadig søger efter information eller bruger sideprocesser, er systemet ikke færdigt. Brug resultatet til at prioritere næste forbedring.

Fra vision til en realistisk systemplan

Danmarks digitale ambitioner og de vilkår, SMV'er arbejder under, peger i samme retning: Systemlandskabet bør bygges trinvist. Start med formålet, vælg løsninger, der passer til kultur, kompetencer og ressourcer, og behandl data som både drivkraft og ansvar.

En realistisk systemplan indeholder klare valg, ejerskab, enkle målinger og fokus på drift efter go-live. De første gevinster kan være sparet søgetid, bedre kvalitet, hurtigere gennemløbstid og bedre flow. De kommer sjældent af sig selv; de kommer ved at holde fokus over tid.

For SMV'er betyder det, at man ikke behøver gøre alt på én gang. Man skal vide, hvorfor man vælger et system, hvordan data bruges ansvarligt, og hvordan man følger op, så systemlandskabet understøtter forretningen i hverdagen.

En realistisk systemplan kan følge fem trin: formål, valg, data, måling og drift. Først afklares formålet, derefter vælges løsning efter kultur, kompetencer og ressourcer.

Data skal have en ejer, og GDPR og Datatilsynets regler skal kunne forklares. Målinger som søgetid, datakvalitet, gennemløbstid og flaskehalse følges før og efter go-live.

Drift efter go-live kræver en fast kontaktperson, oplæring af brugere, overvågning af integrationer og løbende justering. Uden ejerskab ender systemlandskabet som et projekt, der ikke holdes ved.

Konkret kan valget stå mellem Dinero, Billy, e-conomic, Uniconta og EG Visual Administration. Priser, integrationer og Datatilsynets vejledninger og skabeloner er en del af planen.